Mar 5 2007
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Economía

OS LADRÕES DE TEMPO

Aparecida en la revista Piel de Leopardo, integrada a este portal.

“O tempo perdido não se encontra nunca mais”.
(Benjamin Franklin).

Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.

1. Interrupções: significa que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou visitam você pessoalmente. Para reduzi-las:

– aprenda a dizer não e seja firme;

– atenda às pessoas em pé;

– mantenha a porta da sala fechada;

– continue escrevendo enquanto atende alguém;

– filtre telefonemas e e-mails;

– evite ser receptivo a visitantes inesperados;

– retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;

– use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.

2. Comunicação Deficiente: ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia consiste em:

– defina com clareza metas e objetivos;

– determine responsabilidades e atribuições;

– utilize linguagem simples, concisa e sem ambigüidades;

– na dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez;

– forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata;

– lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.

3. Reuniões: muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas:

– agende as reuniões com antecedência;

– convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;

– defina a pauta e comunique a todos com antecedência;

– determine horário de início e término;

– mantenha a pauta e busque a objetividade;

– não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;

– promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;

– faça ata ou memorando com resumo da reunião constando a assinatura dos participantes;

– faça reuniões curtas em pé.

4. Telefone: imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseguinte, numa das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas:

– reserve horários para fazer e receber ligações;

– relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;

– prepare-se para cada uma das ligações, munindo-se previamente de informações;

– identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz;

– deixe recados claros e concisos;

– concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção;

– nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar fazê-lo;

– nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;

– encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.

5. Celular: na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar seu uso:

– desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija concentração;

– mantenha-o em vibracall para atender urgências;

– utilize o olho mágico para selecionar as ligações que merecem ser atendidas;

– recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários pré-determinados;

– grave uma mensagem personalizada no correio de voz;

– considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade;

– evite atendê-lo quando estiver em casa.

6. E-mail: substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo:

– instale um serviço anti-spam;

– baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários pré-definidos;

– responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo;

– utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;

– organize pastas diversas para arquivamento;

– crie regras de mensagens;

– tenha uma assinatura eletrônica;

– utilize um corretor ortográfico.

7. Internet e intranet: são instrumentos importantes para acelerar a comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso:

– avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como ICQ e Messenger;

– tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens;

– atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spys (programas espiões);

– solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma irregularidade;

– deixe de assinar e-zines e não autorize a divulgação de dados seus ou da empresa.

Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará.

E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente: “e se…”.

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* Tom Coelho, com formação em Economia pela FEA /USP, Publicidade pela ESPM/SP, especialização em Marketing pela Madia Marketing School e em Qualidade de Vida no Trabalho pela USP, é consultor, professor universitário, escritor e palestrante. Diretor da Infinity Consulting e Diretor Estadual do NJE/Ciesp.

tomcoelho@tomcoelho.com.br,

www.tomcoelho.com.br.

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