“O tempo perdido não se encontra nunca mais”.
(Benjamin Franklin).
Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.
1. Interrupções: significa que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou visitam você pessoalmente. Para reduzi-las:
– aprenda a dizer não e seja firme;
– atenda às pessoas em pé;
– mantenha a porta da sala fechada;
– continue escrevendo enquanto atende alguém;
– filtre telefonemas e e-mails;
– evite ser receptivo a visitantes inesperados;
– retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;
– use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.
2. Comunicação Deficiente: ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia consiste em:
– defina com clareza metas e objetivos;
– determine responsabilidades e atribuições;
– utilize linguagem simples, concisa e sem ambigüidades;
– na dúvida, pergunte: procure fazer certo na primeira vez;
– forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata;
– lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.
3. Reuniões: muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas:
– agende as reuniões com antecedência;
– convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;
– defina a pauta e comunique a todos com antecedência;
– determine horário de início e término;
– mantenha a pauta e busque a objetividade;
– não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;
– promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;
– faça ata ou memorando com resumo da reunião constando a assinatura dos participantes;
– faça reuniões curtas em pé.
4. Telefone: imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseguinte, numa das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas:
– reserve horários para fazer e receber ligações;
– relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;
– prepare-se para cada uma das ligações, munindo-se previamente de informações;
– identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz;
– deixe recados claros e concisos;
– concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção;
– nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar fazê-lo;
– nada de desculpas ou mentiras: use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;
– encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.
5. Celular: na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar seu uso:
– desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija concentração;
– mantenha-o em vibracall para atender urgências;
– utilize o olho mágico para selecionar as ligações que merecem ser atendidas;
– recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários pré-determinados;
– grave uma mensagem personalizada no correio de voz;
– considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade;
– evite atendê-lo quando estiver em casa.
6. E-mail: substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo:
– instale um serviço anti-spam;
– baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários pré-definidos;
– responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo;
– utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;
– organize pastas diversas para arquivamento;
– crie regras de mensagens;
– tenha uma assinatura eletrônica;
– utilize um corretor ortográfico.
7. Internet e intranet: são instrumentos importantes para acelerar a comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso:
– avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como ICQ e Messenger;
– tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens;
– atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spys (programas espiões);
– solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma irregularidade;
– deixe de assinar e-zines e não autorize a divulgação de dados seus ou da empresa.
Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará.
E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente: “e se…”.
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* Tom Coelho, com formação em Economia pela FEA /USP, Publicidade pela ESPM/SP, especialização em Marketing pela Madia Marketing School e em Qualidade de Vida no Trabalho pela USP, é consultor, professor universitário, escritor e palestrante. Diretor da Infinity Consulting e Diretor Estadual do NJE/Ciesp.
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